| Última atualização em 15/05/2011 às 07:58

10 Dicas sobre o uso de e-mails

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Por Adm. Paulo Carvalho

Devido a um serie de amigos, colaboradores e parceiros errarem no envio de e-mails, resolvi criar 10(dez) dicas sobre bom uso dos e-mails. É claro que podem ter outras dicas interessantes, porém se as pessoas usarem pelo menos essas já irão ter menos problemas com o uso de e-mails.

1. Não use senhas fáceis, são comuns as pessoas por questão de praticidade criar senhas com nomes de familiares, sobrenomes, nome do seu cachorro, apelidos, religiosos. Essas senhas são muito fáceis de serem descobertas e com certeza irão ser testadas por pessoas que querem invadir seu e-mail. Conheço é utilizar letras, números e símbolos para criar um nível de dificuldade interessante.

2. Saiba como enviar e-mails para várias pessoas, se está querendo mandar e-mails para todos os seus amigos, parceiros e clientes lembre-se que eles não querem seu e-mail rodando por todos, use cópia oculta. Uma forma de mandar e-mails para várias pessoas sem prejudicar a sua privacidade é enviar com cópia oculta, pois consegue enviar e agradar a todos, sem prejudicar a relação que você tem com a pessoa que envio os e-mails.

3. Descarte e-mails que estão desativados, isso geralmente acontece, porém seu descarta irá evitar de enviar novamente e-mails para essas pessoas e ter o desprazer de não ter retorno e também de encher sua caixa postal com e-mails retornando erros sem necessidade.

4. Tenha mais de um de endereço de e-mail, separando os diversos assuntos e grupos seus. Tenha um e-mail profissional, outro exclusivo para amigos, outro para se cadastrar em “tudo que é site”… Assim, quando você se cansar de receber spam no último, fica fácil você simplesmente deixar de usá-lo, sem ter que avisar todos os seus amigos ou clientes, pela centésima vez, que você mudará de e-mail. É um saco receber esse tipo de e-mail toda hora de algumas pessoas. Mostra inconstância e, muitas vezes, você acaba perdendo o contato.

5. E-mail corporativo é só pra coisas ligadas a seu trabalho. Mesmo que a empresa seja sua! Além de parecer uma atitude “snob” querer ficar divulgando o e-mail da sua empresa, usar o e-mail da empresa que você é funcionário é inclusive motivo de demissão, pois ele é exclusivo para seus assuntos da empresa. Pega mal para a empresa ver seu nome ligado a bobagens que vemos por ai.

6. Ao criar e-mails ou logins, cuidado para não utilizar seu nome sempre (inteiro, com sobrenome). Pense: hoje a Internet é fonte de informação também para as empresas, portanto elas podem descobrir muito de você pesquisando pelo seu nome na Internet. Só deixem que encontrem no seu nome coisas que sejam realmente relevantes.

7. Evite mandar anexos pesados, a menos que a pessoa tenha solicitado. Não existe coisa pior que você estar com pressa para receber seus e-mails e ter um enorme entupindo na entrada de todos. Ai você descobre que era um PPS idiota que você nem queria. Para os absolutamente leigos: 2Mb deveria ser o máximo para se mandar para alguém (exceções quando o destinatário solicitou).

8. Seja claro e educado. A pior coisa é receber um e-mail que você sequer consegue entender o que quem lhe enviou quis dizer. Um e-mail tem que ter começo, meio e fim. É lógico claro. Releia e corrija os erros (de português ou mesmo de excesso de internetês). Nem todos acham graça de ver as besteiras absurdas escritas na pressa.

9. Coloque um assunto claro, que deixe exposto o que o leva a ter escrito a mensagem. O assunto ajuda para que as pessoas se interessem por seu e-mail e também para que depois consigam “buscá-lo” na caixa de e-mails, caso necessitem. Pode acontecer de um cliente querer retornar seu orçamento mostrando que está interessado, mas por não encontra-lo na caixa de e-mails fica desinteressado e busca outra empresa. Então cuidado nestes momentos é essencial.

10. Mude sempre sua senha, uma boa pratica de segurança é todo semestre ou um intervalo de tempo considerado mudar as senhas, pois com o uso em diversos lugares pode a senha e login ficar armazena em maquinas que não possuem um nível de segurança mínimo, ficando seus e-mail vulnerável a acesso por pessoas não autorizadas. É comum nos browser a frase quer armazenar sua senha automaticamente ao fazer você poderá sem querer deixa vulnerável seu e-mail, então alterando sua senha com frequência irá garantir um e-mail mais seguro, seja para uso pessoal como para empresarial.

Espero ter contribuído com essas dicas, caso alguém tenha outras e queira contribuir deixo o espaço de comentários à disposição, pois contribuindo poderemos enriquecer essa dica com novos pontos que não foram tocados.

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